吳育宏的銷售智庫

「業務助理」在單位裡面，總是處理各種重複性的報表、瑣碎的工作，許多人對這樣的工作性質，都有著「一成不變」的刻板印象。或許是長期重複相同的任務，許多業務助理也對自己的工作，少了一些熱情，多了一些負面情緒。

 

「營業報表做得再多、再好都是應該的；但是只要有一個錯誤，就會被放大。」
「公司的作業制度有許多缺點，雜亂的流程跟表單，最後都是助理在收爛攤子。」
「業務員在外面光鮮亮麗，業務助理永遠只能守著辦公室的檔案櫃。」
「助理多的是苦勞和疲勞，功勞總是沒有份。」

這些現象的確是許多組織存在的通病，但是業務助理的價值和重要性，不應該被侷限在這些負面的論述上。

我曾經用一位助理手上「一周出貨計畫」做例子。上面記載許多瑣碎的事項，關係到公司的產品能不能正確包裝、準時運送和報關，一直到客戶貨款支付，完成一個完整的交易循環。

一位業務助理是否細心、負責，對公司營業運作的成效有很大的不同！減少一次表單的錯誤，就是減少自己和其他單位的人力浪費；加快完成一件客戶的需求，就是促成客戶滿意度的提高。公司的競爭力，不就是一點一滴，真實地累積在這些細節當中嗎？

一家公司裡的「大老闆、高階主管」和「助理」誰比較重要，端看你用什麼角度去定義。老闆可以出差不在辦公室一個禮拜，公司照常運作；業務助理只要不在「一天」，沒有熟悉細節的人接替工作，重要的出貨計畫可能大亂，客戶的抱怨電話就接不完！所以對那些有緊急需求的客戶而言，一位助理的重要性、能夠解決的問題，絕對遠大於那些大老闆、大人物。

漂亮的車子髒了、刮傷了，還是可以駕駛，找時間到汽車美容中心就可以解決；但是你能想像，如果缺了一顆影響行車安全的「螺絲釘」，這輛車子要如何開上路嗎？

（作者吳育宏是「立本台灣聯合會計師事務所（BDO）」副總經理暨業務行銷管理顧問部門負責人，本專欄每周四刊登，經濟日報業務最前線專欄。）

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